Mediacje online

Mediacja online jest procesem, w którym mediator prowadzi sesję mediacji za pośrednictwem Internetu. Zamiast spotykać się osobiście, uczestnicy mediacji mogą komunikować się za pomocą platformy internetowej, takiej jak wideokonferencja lub specjalne oprogramowanie do mediacji online.

Mediacja online ma wiele zalet i może być skutecznym narzędziem rozwiązywania sporów na odległość.

Mediacja online eliminuje konieczność fizycznego spotkania, co oznacza, że ​​uczestnicy mogą uczestniczyć w sesji mediacji z dowolnego miejsca na świecie. To szczególnie przydatne w przypadku, gdy strony są oddalone geograficznie lub mają trudności z podróżowaniem.

Mediacja online pozwala uczestnikom zaoszczędzić czas i wysiłek związany z podróżą do miejsca mediacji. Każda ze stron może uczestniczyć w sesji z własnego domu lub biura, co sprawia, że ​​proces jest bardziej wygodny.

Mediacja online zapewnia uczestnikom większe poczucie bezpieczeństwa i prywatności. Strony mogą czuć się bardziej swobodnie, dyskutując trudne tematy w komfortowym środowisku swojego wyboru.

Podczas mediacji online mediator i strony mogą korzystać z różnych narzędzi cyfrowych, takich jak udostępnianie ekranu, elektroniczne notatki, chat lub tablica interaktywna. Te funkcje mogą ułatwić proces rozwiązywania sporów i efektywną komunikację.

Warto jednak pamiętać, że mediacja online może mieć pewne ograniczenia. Niektóre sytuacje, takie jak bardzo napięte konflikty lub brak stabilnego połączenia internetowego, mogą wymagać tradycyjnej mediacji prowadzonej osobiście. W każdym przypadku istotne jest zapewnienie odpowiedniej platformy komunikacyjnej i zabezpieczeń, aby zachować poufność i intymność sesji mediacji online.

Podsumowując, mediacja online jest wygodnym i dostępnym narzędziem, które umożliwia rozwiązanie sporów na odległość. Zapewnia ona uczestnikom większą elastyczność i wygodę, jednocześnie utrzymując podstawowe zasady mediacji, takie jak dobrowolność, neutralność mediatora i skupienie na poszukiwaniu rozwiązań satysfakcjonujących dla wszystkich stron.

Rozwój mediacji online stanowi wyzwanie dla prawa, które musiało się zmierzyć z regulacją tego procesu. Proces ten wciąż nie jest zakończony, a poniżej przedstawiam wybrane zagadnienia dotyczące mediacji online w kontekście spraw cywilnych.

W kontekście przepisów prawa pierwsze pytanie dotyczy dopuszczalności wykorzystania technologii w mediacji, czyli czy mediator może być zastąpiony przez mechanizmy sztucznej inteligencji. Polskie prawo cywilne, w art. 183² § 1 k.p.c., definiuje mediatora jako osobę fizyczną, co wyklucza zastąpienie go automatycznymi mechanizmami sztucznej inteligencji.

Kolejne pytanie dotyczy dopuszczalności przeprowadzania mediacji online, czyli bez osobistego spotkania mediatora z stronami. Polskie prawo cywilne, w art. 183¹¹ k.p.c., umożliwia przeprowadzenie zarówno mediacji pośredniej, jak i wykorzystanie środków komunikacji na odległość. Jednakże, aby uniknąć wątpliwości, konieczne jest uzyskanie zgody stron na przeprowadzenie mediacji online bez posiedzenia mediacyjnego. Potwierdzeniem tej praktyki jest fakt, że sądy w swoich postanowieniach wprost wskazują, że mediacja powinna odbyć się w formie online. W każdym przypadku mediator powinien uzyskać zgodę stron na przeprowadzenie mediacji online zgodnie z art. 183¹¹ k.p.c.

Wniosek jest taki, że mediacja online jest praktykowana i rozwija się, choć wymaga jeszcze uregulowania niektórych aspektów prawnych. Ważne jest również przestrzeganie ochrony danych osobowych i innych wymagań prawnych dotyczących narzędzi informatycznych wykorzystywanych w mediacji online.

Mediacje online – jak podpisać ugodę?

Mediacja online, czyli prowadzenie mediacji za pomocą technologii komunikacyjnych na odległość, staje się coraz bardziej popularna. W ramach tego procesu, strony mogą wymieniać propozycje ugodowe za pośrednictwem poczty elektronicznej, jednak ta forma rozpoczęcia negocjacji nie zawsze jest optymalna. W przypadku takiej komunikacji, mediator pełni głównie rolę informatora i ogranicza się do przekazywania wiadomości, co znacznie ogranicza jego aktywność i wartość dodaną, jaką może wnieść. Ponadto, początkowe oferty ugodowe często znacznie różnią się od siebie, co może utrudnić znalezienie wspólnego rozwiązania. Warto również zauważyć, że mediacja nie wymaga rezygnacji z żadnej części roszczenia, a porozumienie może uwzględnić wszystkie żądania stron lub je całkowicie wyeliminować. Ważne jest jednak, aby wymiana informacji miała miejsce przed składaniem ofert, ponieważ pozwala to na lepsze zrozumienie konfliktu i poszukiwanie rozwiązań. W przypadku mediacji online, korzystanie tylko z rozmów telefonicznych może również stanowić ograniczenie, ponieważ wiele programów do wideokonferencji jest łatwo dostępnych i nie wymaga specjalistycznego sprzętu. Obserwowanie mowy ciała i mimiki stron może dostarczyć dodatkowych informacji i wskazówek dla mediatora. Niemniej jednak, mediacje prowadzone wyłącznie za pośrednictwem e-maila lub telefonu są możliwe i czasem dochodzi do porozumienia na tej drodze. Mediacja jest dynamicznym procesem, a strony mogą samoczynnie dojść do rozwiązania nawet bez wcześniejszego ustalenia. W przypadku mediacji online, które są prowadzone w taki sposób, przepis prawa dotyczący zgody na mediację bez posiedzenia mediacyjnego może być interpretowany bardziej elastycznie, aby dopasować się do potrzeb stron. W praktyce, ugody zawarte w wyniku takiej komunikacji często są akceptowane przez sąd.

Przy prowadzeniu mediacji online w przypadku, gdy strony fizycznie się nie spotykają, istnieje możliwość zawarcia ugody.

Nieuniknione jest sporządzenie ugody w formie pisemnej, zwłaszcza jeśli ma być ona przedstawiona sądowi do zatwierdzenia.

W świetle powyższego możliwym rozwiązaniem jest skorzystanie z art. 78 Kodeksu cywilnego. Ten artykuł umożliwia korespondencyjne zawarcie ugody poprzez wymianę dokumentów zawierających oświadczenia woli, z których każde jest podpisane przez jedną ze stron.

Warto przed podpisaniem ugody zgodnie z art. 78 § 1 k.c. wysłać mediatorowi ostateczną treść ugody w formie pliku PDF zabezpieczonego hasłem i uzyskać potwierdzenie od stron, że akceptują zawartość dokumentu.

Ważne jest także, aby strony wpisały datę obok swojego podpisu, aby określić moment złożenia podpisów, co może mieć wpływ na termin spełnienia zobowiązań wynikających z ugody.

Wśród mediatorów pojawiły się głosy dotyczące trudności w weryfikacji autentyczności tak złożonych podpisów. Z tego powodu niektórzy sugerują wysyłanie ugód z notarialnie poświadczonymi podpisami stron. Jednakże taki wymóg wydaje się być zbyt daleko idący i nie znajduje oparcia w obowiązujących przepisach prawnych.

Podsumowując, mediacje online, w których ugody są zawierane zgodnie z opisanym powyżej mechanizmem, zostały już zakończone, a sądy zatwierdziły te dokumenty. Stanowi to dowód na to, że taka praktyka może skutecznie funkcjonować i spełniać wszystkie wymogi prawne.

dr Paweł Siejak,
doradca w obszarze RODO, mediator
tel. 530919513