Wykorzystywanie wizerunku pracownika do celów szkoleniowych

W dobie rosnącej świadomości prawnej oraz regulacji dotyczących ochrony danych osobowych, przedsiębiorstwa stają przed wyzwaniem zgodnego z prawem wykorzystania wizerunku pracowników oraz osób zewnętrznych w materiałach szkoleniowych. Zastosowanie w praktyce biznesowej wymaga zrozumienia i odpowiedniego zastosowania zarówno przepisów Kodeksu pracy, jak i RODO, a także ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych.

Zgoda pracowników na wykorzystanie wizerunku

Pracodawcy, wykorzystując wizerunek pracowników w materiałach szkoleniowych, muszą zdawać sobie sprawę z obowiązków wynikających z art. 221a § 1 Kodeksu pracy oraz art. 6 ust. 1 lit. a) RODO. Zasada ta wymaga uzyskania zgody pracowników na przetwarzanie ich danych osobowych, w tym wizerunku, w celach szkoleniowych. W kontekście zgody, kluczowe jest, aby była ona świadoma, dobrowolna i dokładnie określała zakres wykorzystania wizerunku, co jest zgodne z wymogami RODO. Zgoda taka powinna być wyrażona w formie pisemnej, co pozwoli na uniknięcie wątpliwości co do jej istnienia oraz zakresu.

Wymogi dotyczące przetwarzania wizerunku osób spoza organizacji

W przypadku angażowania osób trzecich, spoza organizacji, takich jak trenerzy czy eksperci, konieczne jest również uzyskanie zgody na wykorzystanie ich wizerunku. Chociaż zgoda ustna może być prawnie wiążąca, zaleca się uzyskanie zgody w formie pisemnej. Jest to szczególnie istotne w kontekście dowodowym oraz przestrzegania RODO, które wymaga jednoznacznej zgody na przetwarzanie danych osobowych.

Rozważenia dotyczące prawa autorskiego

Oprócz przepisów RODO i Kodeksu pracy, istotne jest również uwzględnienie aspektów związanych z prawem autorskim, zgodnie z art. 81 ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych. Rozpowszechnianie wizerunku wymaga zezwolenia osoby przedstawionej, chyba że wizerunek został utrwalony w szczególnych okolicznościach, takich jak pełnienie funkcji publicznych. W kontekście szkoleniowym, gdzie takie okoliczności zwykle nie zachodzą, zgoda na wykorzystanie wizerunku jest niezbędna.

Praktyczne aspekty wykorzystania wizerunku w szkoleniach

Przy wykorzystaniu wizerunku w materiałach szkoleniowych, pracodawcy powinni zwrócić uwagę na kilka kluczowych kwestii:

1. Dokładność zgody: zgoda powinna określać dokładny zakres wykorzystania wizerunku, w tym sposób i miejsce wykorzystania, jak również możliwość wycofania zgody.
2. Informacja o prawach: osoby, których wizerunek jest wykorzystywany, powinny być informowane o swoich prawach, w tym o prawie do dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych oraz wniesienia sprzeciwu.
3. Dokumentacja zgody: utrzymanie dokładnej dokumentacji zgód jest kluczowe dla zapewnienia zgodności z przepisami RODO i ułatwienia ewentualnego dochodzenia praw w przyszłości.
4. Pouczenie o odpowiedzialności: pracodawcy powinni pamiętać, że odpowiedzialność za niezgodne z prawem wykorzystanie wizerunku może prowadzić do sankcji prawnych i finansowych.

Wnioski

Zarówno w przypadku pracowników, jak i osób spoza organizacji, konieczne jest zachowanie należytej staranności prawnej w procesie pozyskiwania, dokumentowania i wykorzystywania zgód na wykorzystanie wizerunku w materiałach szkoleniowych. Przedsiębiorstwa powinny opracować klarowne procedury i szkolenia dla swoich pracowników, aby zapewnić przestrzeganie przepisów RODO, Kodeksu pracy oraz ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych.

Podsumowując, prawidłowe sformułowanie zgody na wykorzystanie wizerunku w materiałach szkoleniowych jest kluczowe dla ochrony prywatności pracowników oraz zewnętrznych współpracowników i stanowi istotny element zgodności działalności przedsiębiorstwa z przepisami prawnymi.