Czy pracodawca może sprawdzać informacje na prywatnym profilu kandydata lub pracownika, takie jak zainteresowania, preferencje polityczne czy sposób spędzania czasu wolnego?

Zgodnie z przepisami prawa pracy, w szczególności Kodeksu pracy, pracodawca ma prawo gromadzić i przetwarzać pewne dane osobowe kandydata do pracy lub pracownika. Jednakże, istnieją określone ograniczenia dotyczące informacji zawartych na prywatnym profilu. Art. 22¹ § 1 Kodeksu pracy mówi o danych osobowych, które pracodawca może żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie. Są to takie informacje jak imię i nazwisko, data urodzenia, dane kontaktowe, wykształcenie, kwalifikacje zawodowe oraz przebieg dotychczasowego zatrudnienia.

W myśl art. 22¹ § 2 Kodeksu pracy stanowi, że dane dotyczące wykształcenia i przebiegu dotychczasowego zatrudnienia pracodawca może gromadzić tylko wtedy, gdy jest to niezbędne do wykonywania określonej pracy lub na określonym stanowisku. Także art. 22¹ § 3 Kodeksu pracy daje pracodawcy prawo żądania dodatkowych danych osobowych od pracownika, takich jak adres zamieszkania, numer PESEL. Inne dane osobowe pracownika oraz dane osobowe dzieci pracownika i innych członków jego najbliższej rodziny mogą być przetwarzane, jeżeli jest to konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy.

Przepis art. 22¹ § 4 Kodeksu pracy umożliwia pracodawcy żądanie innych danych osobowych niż te wymienione w art. 22¹ § 1 i § 3, jeżeli jest to niezbędne do zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa, takich jak przepisy o bezpieczeństwie i higienie pracy oraz ubezpieczeniach społecznych.

Przetwarzanie danych osobowych pracownika

Dane osobowe muszą być:

a) przetwarzane zgodnie z prawem, rzetelnie i w sposób przejrzysty dla osoby, której dane dotyczą (“zgodność z prawem, rzetelność i przejrzystość”);

b) zbierane w konkretnych, wyraźnych i prawnie uzasadnionych celach i nieprzetwarzane dalej w sposób niezgodny z tymi celami; dalsze przetwarzanie do celów archiwalnych w interesie publicznym, do celów badań naukowych lub historycznych lub do celów statystycznych nie jest uznawane w myśl art. 89 ust. 1 za niezgodne z pierwotnymi celami (“ograniczenie celu”);

c) adekwatne, stosowne oraz ograniczone do tego, co niezbędne do celów, w których są przetwarzane (“minimalizacja danych”);

d) prawidłowe i w razie potrzeby uaktualniane; należy podjąć wszelkie rozsądne działania, aby dane osobowe, które są nieprawidłowe w świetle celów ich przetwarzania, zostały niezwłocznie usunięte lub sprostowane (“prawidłowość”);

e) przechowywane w formie umożliwiającej identyfikację osoby, której dane dotyczą, przez okres nie dłuższy, niż jest to niezbędne do celów, w których dane te są przetwarzane; dane osobowe można przechowywać przez okres dłuższy, o ile będą one przetwarzane wyłącznie do celów archiwalnych w interesie publicznym, do celów badań naukowych lub historycznych lub do celów statystycznych na mocy art. 89 ust. 1, z zastrzeżeniem że wdrożone zostaną odpowiednie środki techniczne i organizacyjne wymagane na mocy niniejszego rozporządzenia w celu ochrony praw i wolności osób, których dane dotyczą (“ograniczenie przechowywania”);

f) przetwarzane w sposób zapewniający odpowiednie bezpieczeństwo danych osobowych, w tym ochronę przed niedozwolonym lub niezgodnym z prawem przetwarzaniem oraz przypadkową utratą, zniszczeniem lub uszkodzeniem, za pomocą odpowiednich środków technicznych lub organizacyjnych (“integralność i poufność”). 2. Administrator jest odpowiedzialny za przestrzeganie przepisów ust. 1 i musi być w stanie wykazać ich przestrzeganie (“rozliczalność”).

Należy jednak pamiętać, że przeglądanie prywatnego profilu kandydata lub pracownika w celu uzyskania informacji o tym, jakie ma kontakty, zainteresowania, czy sympatie polityczne nie jest objęte wyżej wymienionymi przepisami i nie jest prawnie uzasadnione.
Problematycznym jest, jeżeli pracownik ma obowiązek godnego zachowania wynikający z pragmatyk zawodowych.

dr Paweł Siejak,
doradca w obszarze RODO, mediator
tel. 530919513