Co należy wiedzieć o pracy zdalnej

Czym jest praca zdalna? Czym różni się ona od telepracy? Gdzie znajdziecie regulacje prawne dotyczące pracy zdalnej? Czy można zmusić pracownika do wykonywania pracy
z domu? Jak należy rozliczyć koszty wykorzystania sprzętu domowego?

Praca zdalna to forma wykonywania pracy nie ujęta (stan prawny: 25.10.2020) w Kodeksie pracy. Tę formułę wywiązywania się ze stosunku pracowniczego Ustawodawca wprowadził ustawą o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem
i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych – u.s.r.z.z. w art. 3 tejże.

Dwudziestego czwartego lipca 2020 roku Sejm przegłosował zmiany w wyżej wymienionej ustawie, które weszły w życie 5 września bieżącego roku, a dotyczą one właśnie pracy zdalnej. Nowelizacja jest właściwie preludium do zmian w Kodeksie pracy i włączenia tej formy do kodeksowych form świadczenia stosunku pracy. Póki co, pracodawca może wydać polecenie wykonywania pracy zdalnej w czasie trwania zagrożenia epidemiologicznego lub stanu epidemii oraz w okresie trzech miesięcy po ich odwołaniu. Takie rozwiązanie daje pracodawcy większą elastyczność niż do tej pory, jednak nadal instytucja pracy zdalnej jest tylko wyjątkiem od reguły.

Na podstawie art. 3 ust. 4 u.s.r.z.z. sprzęt i zaplecze logistyczne do wykonywania pracy zdalnej powinien zapewnić pracodawca.

Jaka jest różnica między pracą zdalną a telepracą?

Pracy zdalnej nie można pod żadnym pozorem mylić z pojęciem telepracy, ponieważ tę drugą regulują odrębne przepisy Kodeksu pracy – art. 67⁵ §1. O telepracy mówimy wtedy
i tylko wtedy, gdy są spełnione łącznie następujące warunki:

– jest wykonywana regularnie poza zakładem pracy,

– za pośrednictwem środków telekomunikacji elektronicznej,

– na podstawie porozumienia stron,

– brak zgody na tę formę wykonywania obowiązków nie może być powodem do pociągnięcia pracownika do odpowiedzialności czy wypowiedzenia zmieniającego,

– kontrola pracy może odbywać się tylko za uprzednim ustaleniem z pracownikiem reguł tejże.

Praca zdalna jest wtedy, gdy:

– odbywa się na polecenie pracodawcy,

– może być powodem pociągnięcia do odpowiedzialności pracowniczej,

– jest wykonywana okresowo,

– pracownik wykonuje ją za pośrednictwem środków komunikacji teleinformatycznej,

– odbywa się poza zakładem pracy.

Sprzęt i narzędzia w pracy zdalnej

Co do zasady zgodnie z art. 3 ust 4 u.s.r.z.z. stanowi, że:

„narzędzia i materiały potrzebne do wykonywania pracy zdalnej oraz obsługę logistyczną pracy zdalnej zapewnia pracodawca”,

a jednoczeni sie ust. 5 tego samego artykułu głosi, że:

„przy wykonywaniu pracy zdalnej pracownik może używać narzędzi lub materiałów niezapewnionych przez pracodawcę pod warunkiem, że umożliwia to poszanowanie i ochronę informacji poufnych i innych tajemnic prawnie chronionych, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa lub danych osobowych, a także informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę”.

W myśl powyższych przepisów dopuszcza się w wyjątkowych sytuacjach, by pracownik korzystał ze swojego sprzętu świadcząc pracę zdalną. Jednakże nadal pozostaje kwestią otwartą, jak rozliczyć kwestię używanego sprzętu i mediów (prąd, Internet). W przypadku telepracy problem ten rozwiązuje dyspozycja z art. 67¹¹§2 Kp. Natomiast w przypadku pracy zdalnej nie ma przepisów nakazujących pracodawcy wypłatę ekwiwalentu za zużycie sprzętu. Z praktycznego punktu widzenia, wypłata ekwiwalentu za zużyty sprzęt i media przez pracodawcę na rzecz pracownika jest niezwykle korzystnym krokiem dla obu. Po pierwsze pracodawcy przysługuje zwolnienie od podatku i składek ZUS odpowiednio na mocy art. 21 ust.1 pkt 13 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych, a także §2 ust.1 pkt 9 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej
z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Ważnym jest, aby wypłacając ekwiwalent pracodawca zachował zdrowy rozsądek oraz kierował się zasadami amortyzacji środków trwałych i rozliczania kosztów.

Wypadek w pracy zdalnej a wypadek przy pracy

Wykonywanie przez pracownika pracy zdalnej nie może wykluczać stosowania przez niego zasad bhp. Co najważniejsze, wypadek, który miał miejsce w ramach wykonywania pracy zdalnej należy, tak jak każdy inny wypadek przy pracy zgłosić pracodawcy, by został on zakwalifikowany jako wypadek w miejscu pracy.

Ewidencja wykonywanych czynności

Pracownik wykonujący pracę zdalną ma obowiązek na mocy art. 3 ust. 6 i 7 u.s.r.z.z. prowadzić w sposób rzetelny ewidencję wykonywanych czynności, ze szczególnym uwzględnieniem ich opisu, czasu i daty ich wykonania.

Miejsce wykonywania pracy zdalnej

Pracodawca nie może zobligować pracownika do wykonywania czynności w miejscu zamieszkania. W przypadku, gdy pracownik oświadczy, że nie ma odpowiednich warunków logistycznych, pracodawca powinien zapewnić mu możliwość wykonywania obowiązków w innym miejscu poza zakładem pracy.

p.s. w placówkach oświatowych/ uczelniach dyrekcja/ władze uczelni, zapewniają dostęp do sal wykładowych celem przeprowadzenia zajęć w sposób zdalny.

Zasady pracy zdalnej

Pracodawca powinien określić jasno zasady wykonywania pracy zdalnej w oddzielnym dokumencie – dołączając go do pisemnego polecenia. Coraz częściej pracodawcy zachowaniem zasad kodeksowych tworzą Regulamin pracy zdalnej – akt ten należy do wewnątrzzakładowego prawa pracy.

Instytucja pracy zdalnej powstała, bo taka była potrzeba chwili. W obecnym czasie wydaje się właściwym ujęcie je w przepisach kodeksowych obok lub zamiast telepracy, tak by w przyszłości było jak najmniej możliwości na improwizację wdrażanych rozwiązań. Jednakże w mojej ocenie należy podejść do tej formy świadczenia pracy niezwykle ostrożnie, bowiem kontakty społeczne i prozaiczne czynności, jak wyjście do pracy wpisują się w higienę codziennego życia i dla wielu pracowników oddelegowanie do pracy zdalnej jest trudnym i niepożądanym doświadczeniem.