Mediacje w KPA – zmiany, o których warto pamiętać po 13 lipca 2025 r.

Mediacja w postępowaniu administracyjnym jest z nami od 2017 r. Mimo to w wielu urzędach nadal funkcjonuje jako „egzotyczny dodatek” do klasycznego postępowania, a nie realne narzędzie pracy. Ustawodawca postanowił to zmienić i w tzw. ustawie deregulacyjnej z 21 maja 2025 r. (Dz.U. 2025 poz. 769) wyraźnie „podkręcił” przepisy o mediacji w KPA.

Od 13 lipca 2025 r. obowiązuje nowa wersja rozdziału 5a KPA w zakresie art. 96a i 96b. To właśnie te dwa przepisy w praktyce decydują o tym, czy organ w ogóle pomyśli o mediacji i jak będzie dokumentował swoje decyzje.

Poniżej omawiam najważniejsze zmiany – z naciskiem na to, co powinien zrobić organ, pełnomocnik strony albo mediator.

 

1. Po co była ta nowelizacja?

W uzasadnieniach i komentarzach pojawia się kilka powtarzających się diagnoz:

• mediacja administracyjna jest rzadko stosowana – mimo że może odciążyć zarówno organy, jak i sądy;
• strony często w ogóle nie wiedzą, że w toku postępowania administracyjnego mogą skorzystać z mediacji;
• organy nie mają „twardego” obowiązku rozważenia mediacji – więc w natłoku spraw temat po prostu znika w tle.

Nowelizacja z 2025 r. miała z jednej strony zachęcić do mediacji, a z drugiej – nie wprowadzać jej obowiązkowo na siłę. Z tego powodu:

• mediacja nadal jest dobrowolna (art. 96a § 2 KPA – tu bez zmian),
• ale organ musi się nad nią pochylić i pokazać to w aktach sprawy.

 

2. Art. 96a KPA – katalog spraw „mediacyjnych” i nowa adnotacja

Dotychczas art. 96a ograniczał się do dość ogólnego stwierdzenia, że mediacja może być przeprowadzona, „jeżeli pozwala na to charakter sprawy”. Po nowelizacji mamy:

2.1. Nowy § 1a – w jakich sprawach mediacja w szczególności?

Dodano przepis, który wprost wskazuje, że za sprawy szczególnie nadające się do mediacji uznaje się m.in. sprawy:

1. dotyczące koncesji, zezwoleń na prowadzenie działalności gospodarczej albo wpisu do rejestru działalności regulowanej,
2. z zakresu budownictwa i architektury,
3. zagospodarowania przestrzennego,
4. ochrony środowiska i przyrody,
5. dotyczące nieruchomości,
6. rolnictwa,
7. leśnictwa,
8. rybołówstwa,
9. własności przemysłowej.

To katalog otwarty – ustawodawca używa sformułowania „w szczególności”. Jeżeli więc pojawi się sprawa „spoza listy”, ale z dużym elementem uznania administracyjnego, konfliktu sąsiedzkiego czy sporu przedsiębiorca–organ, mediacja nadal będzie możliwa.

Dla praktyki ważne jest coś innego: taki katalog bardzo ułatwia urzędnikom szybkie „przesianie” spraw, które warto kierować do mediacji. Ułatwia też pełnomocnikom powoływanie się na przepisy: gdy sprawa mieści się w jednym z tych punktów, argument „to jest sprawa typowo mediacyjna” ma mocny fundament wprost w KPA.

2.2. Nowy § 1b – obowiązkowa adnotacja w aktach

Największa zmiana to dodanie § 1b. Zgodnie z nim organ ma obowiązek sporządzić i utrwalić w aktach sprawy adnotację, w której wskaże:

1. czy charakter sprawy pozwala na przeprowadzenie mediacji, oraz
2. czy zachodzą okoliczności odstąpienia od zawiadomienia o możliwości mediacji, mimo że charakter sprawy na nią pozwala.

Innymi słowy – urząd nie może już udawać, że tematu mediacji nie ma. Nawet jeżeli finalnie uzna, że:

• sprawa nie nadaje się do mediacji, albo
• nadaje się, ale w danym momencie lepiej zrezygnować z zawiadamiania (np. z powodu ważnego interesu publicznego),

to i tak musi zostawić po sobie ślad w aktach.

 

3. Jak może wyglądać adnotacja? – przykład „z życia urzędu”

Ustawa nie narzuca wzoru. Ważne, żeby z adnotacji jasno wynikały dwie rzeczy: ocena „mediacyjności” sprawy i ewentualne powody odstąpienia od zawiadomienia.

Poniżej przykładowa adnotacja w sprawie o ustalenie warunków zabudowy:

 

Adnotacja w aktach sprawy

Sporządzono dnia 5 września 2025 r.

Na podstawie art. 96a § 1–1b Kodeksu postępowania administracyjnego stwierdzam, że:

1. charakter sprawy (ustalenie warunków zabudowy dla inwestycji mieszkaniowej – sprawa z zakresu zagospodarowania przestrzennego) pozwala na przeprowadzenie mediacji;
2. w niniejszej sprawie nie zachodzą okoliczności uzasadniające odstąpienie od zawiadomienia stron o możliwości przeprowadzenia mediacji.

Podpis pracownika / stanowisko służbowe

W innej sprawie – np. o przyznanie jednorazowego dodatku o charakterze uznaniowo–socjalnym, gdzie świadczenie musi być wypłacone szybko z uwagi na trudną sytuację życiową – adnotacja może wyglądać inaczej:

 

Adnotacja w aktach sprawy

 

Sporządzono dnia 10 sierpnia 2025 r.

Na podstawie art. 96a § 1–1b KPA stwierdzam, że:

1. charakter sprawy nie pozwala na przeprowadzenie mediacji – świadczenie ma charakter doraźny, związany z pilną potrzebą bytową strony;
2. dodatkowo zachodzi konieczność niezwłocznego załatwienia sprawy (ważny interes publiczny i strony), co przemawia przeciwko kierowaniu sprawy do mediacji.

Podpis pracownika / stanowisko służbowe

Takie krótkie adnotacje:

• spełniają wymóg ustawowy,
• pomagają przełożonym i organowi II instancji skontrolować, czy mediacja była w ogóle brana pod uwagę,
• mogą być argumentem w ewentualnej skardze na przewlekłość („organ nie ograniczył się do biernego prowadzenia sprawy, ale rozważył także mediację”).

 

4. Art. 96b KPA – zawiadomienie o mediacji na nowych zasadach

Drugi „punkt ciężkości” nowelizacji to art. 96b, który reguluje zawiadomienie o możliwości przeprowadzenia mediacji.

4.1. Można zawiadamiać więcej niż raz

Do tej pory w praktyce pojawiało się pytanie: czy zawiadomienie o mediacji można wysłać tylko raz, na początku, czy również później – gdy np. spór się zaostrzy, pojawi się nowy dowód albo zmieni się nastawienie stron.

Po zmianie przepisy mówią wprost, że zawiadomienia można dokonywać więcej niż raz oraz na każdym etapie postępowania.

To ogromne ułatwienie. W praktyce często jest tak, że:

• na początku strony są „na ostrzu noża” i nie chcą słyszeć o mediacji,
• dopiero po miesiącach sporu (albo po zapoznaniu się z projektem decyzji) są gotowe usiąść do stołu.

Teraz organ może „wrócić” do tematu mediacji i formalnie ponowić zawiadomienie – a nie zastanawiać się, czy nie zostanie to uznane za nadmierną aktywność.

4.2. Co musi zawierać zawiadomienie?

Nowe brzmienie § 4 nakazuje, by zawiadomienie zawierało pouczenie o:

• zasadach mediacji,
• jej korzyściach,
• kosztach,
• oraz o możliwości ponawiania zawiadomienia na każdym etapie postępowania.

W praktyce warto, żeby takie pouczenie było napisane zwykłym językiem, a nie wyłącznie przepisami. Strona, która zobaczy trzy strony gęstego tekstu w stylu „§ 1, § 2…”, zwykle i tak go nie przeczyta.

4.3. Kiedy organ może zrezygnować z zawiadomienia?

Nowy § 5 art. 96b precyzuje, kiedy organ odstępuje od zawiadomienia o możliwości mediacji. Chodzi o sytuacje, gdy z okoliczności faktycznych i prawnych wynika, że:

1. sprawę trzeba załatwić niezwłocznie, w tym gdy wymaga tego ważny interes publiczny, lub
2. mediacja zmierzałaby jedynie do przedłużenia postępowania.

To właśnie te przesłanki powinny pojawiać się w adnotacji z art. 96a § 1b (zob. przykłady powyżej). Prezydencka informacja o ustawie deregulacyjnej wprost wskazuje, że niecelowość mediacji zachodzi, gdy liczy się szybkość rozstrzygnięcia albo gdy strony używają mediacji wyłącznie jako sposobu na przeciąganie sprawy.

 

5. Co się nie zmieniło? – kilka stałych zasad mediacji administracyjnej

Nowelizacja nie przewróciła całej procedury do góry nogami. Ważne elementy pozostały bez zmian:

• dobrowolność – mediacja jest dobrowolna i nie można jej prowadzić bez zgody stron; jeżeli strona nie zgodzi się w terminie 14 dni od doręczenia zawiadomienia, mediacji się nie przeprowadza (art. 96c KPA),
• cel mediacji – nadal jest nim wyjaśnienie okoliczności faktycznych i prawnych oraz wypracowanie sposobu załatwienia sprawy (decyzją lub ugodą) w granicach obowiązującego prawa (art. 96a § 3),
• uczestnicy mediacji – to organ i strona (strony) albo same strony między sobą (art. 96a § 4),
• pozostałe przepisy rozdziału 5a (96d–96n) dotyczące m.in. wyboru mediatora, poufności, kosztów – zachowały swoje dotychczasowe brzmienie.

 

6. Co oznaczają zmiany dla poszczególnych uczestników postępowania?

6.1. Dla organu

Organ nie może już „zapomnieć” o mediacji. W praktyce oznacza to:

• konieczność wypracowania wewnętrznych standardów adnotacji (np. prosty wzór, kilka wariantów dla najczęstszych typów spraw),
• potrzebę szkolenia pracowników – tak, aby wiedzieli, kiedy mediacja ma sens, a kiedy realnie grozi przewlekłością,
• konieczność aktualizacji wzorów zawiadomień i pism procesowych.

Jeżeli w aktach nie będzie adnotacji z art. 96a § 1b, strona może ten brak podnieść np. w odwołaniu czy skardze do WSA jako naruszenie przepisów postępowania.

6.2. Dla stron i pełnomocników

Z perspektywy strony (albo jej pełnomocnika) zmiany mają dwa praktyczne skutki:

1. Łatwiej powołać się na mediację – jeżeli sprawa mieści się w katalogu z art. 96a § 1a, można wprost wskazać, że ustawodawca traktuje ją jako szczególnie „mediacyjną”.
2. Pojawia się możliwość kontroli aktywności organu – można domagać się wglądu do adnotacji i pytać, dlaczego organ z mediacji zrezygnował.

W praktyce, gdy widać, że sprawa zmierza do trudnej decyzji (np. odmowa pozwolenia na budowę, cofnięcie zezwolenia), warto rozważyć złożenie wniosku o skierowanie sprawy do mediacji jeszcze zanim organ wyda rozstrzygnięcie. Przepisy wprost przewidują inicjatywę strony (art. 96b § 1 i 2 KPA).

6.3. Dla mediatorów

Z punktu widzenia mediatorów administracyjnych nowelizacja jest dobrą wiadomością:

• katalog spraw „w szczególności” daje jasny sygnał urzędom, kiedy opłaca się dzwonić do mediatora,
• wymóg pouczania o korzyściach mediacji sprawia, że strony częściej będą słyszały o tej instytucji z oficjalnych pism, a nie tylko z internetu,
• większy nacisk na dokumentowanie rozważań mediacyjnych może w praktyce przełożyć się na większą liczbę faktycznie prowadzonych mediacji – zwłaszcza w sprawach inwestycyjnych i gospodarczych.

 

7. Kilka praktycznych wskazówek na koniec

1. Wprowadź prosty wzór adnotacji – w urzędzie, kancelarii czy organizacji. Im prostszy, tym większa szansa, że faktycznie będzie używany.
2. Sprawdzaj akta sprawy – jako pełnomocnik poproś o wgląd w adnotację z art. 96a § 1b. Jej treść może być ważnym argumentem w dyskusji z organem.
3. Ucz się „mówić po mediacyjnemu” – w pismach do organu nie ograniczaj się tylko do żądań i zarzutów. Wskaż także gotowość do rozmowy, alternatywne rozwiązania, propozycje ugody.
4. Pamiętaj o przepisach przejściowych – ustawa deregulacyjna weszła w życie 13 lipca 2025 r. i przewiduje odrębne zasady dla spraw wszczętych wcześniej. Jeżeli prowadzisz konkretną sprawę „z pogranicza” dat, warto zajrzeć do samej ustawy zmieniającej i sprawdzić, jakie przepisy stosujemy w danym postępowaniu.

Nowelizacja KPA nie wprowadziła rewolucji w samej procedurze mediacji, ale zmieniła sposób myślenia o niej po stronie organów. Od 13 lipca 2025 r. mediacja nie jest już „miłym dodatkiem”, o którym można zapomnieć, tylko instrumentem, który musi być świadomie oceniony i opisany w aktach.

A to otwiera przed stronami, pełnomocnikami i mediatorami dużo więcej przestrzeni do realnego, ugodowego załatwiania sporów w administracji.